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      3. 齊心協力

        幫助人員與場地籌劃的重要性

         

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        計算機圖形的裝飾和照片墻。

        關鍵要點

        • 現在,許多工作場所都與員工以及他們的工作無法協調一致,因此,人們都紛紛趨避。這意味著,公司對工作場所的投資并沒有收到應有的成效。
        • 最高效的工作場所可提供一系列與員工活動和需求一致的設置。
        • 全面的工作場所設計方法可提升員工的工作體驗,并且幫助組織實現他們的目標。

        現在,成功的企業往往是那些能夠以最快速度生成最佳創意的企業,并且,他們依靠員工來實現這一點,而非流程。并且,即使我們經常能夠想出一些非常不錯的創意,我們需要其他人幫助我們闡述概念,探索其可能性,并且將其變為現實。

        我們也越來越依靠技術來為創新流程提供保障。我們在顯示器上分享信息,使用視頻會議設備與位于其他大陸的同事聯系,并且使用觸摸屏幕開發內容。但是,如果我們每天使用的系統和設備與它們所處的空間不一致,很快就會出現各種問題。

        無論我們是否意識到,我們都曾在一個不協調的空間中煎熬過,在這個空間里面,其周圍環境(包括實體空間本身)、家具和工具以及我們自身,都完全無法協調一致。設備需要充電,但是,插座卻在很遠的地方。有種沮喪的感覺是,你去參加演示會議遲到了,但是,你發現,唯一的空位就在第一排,緊靠著發言人。由于技術問題,有個會議延遲了10分鐘才開始,讓大家當天隨后的計劃都亂了。

        不協調的代價

        雖然這些問題看起來都是當今工作場所不可避免的瑣事,但是,積少成多,就會帶來巨大影響。就拿因為技術問題而推遲開始的會議來說,根據Microsoft的調查1 ,這是所有會議中常見的問題,考慮到每周40個工作小時,每年等同于2000個小時。今天,知識型員工平均每個工作日花費17%的時間開會2  。如果絕大多數會議持續一個小時,那就是每年340個會議。會議如此多,如果每個會議平均延遲10分鐘,則意味著每個員工每年都會損失1.5周——所有這些都因為整合不佳的技術問題。我們不僅沒能夠按照原本預期的合作方式進行工作,還因為各種障礙而導致生產效率降低了。 

        各大企業都面臨著協調不一致、不相容的工作場所等相似問題。調查表明,80%的辦公室職員在他們職業生涯中都曾經歷背痛的問題3 。在每100名員工中,每年生產力喪失和由于背痛而支出的醫療費用而損失的成本達到51400美元4  。對于擁有數百名或甚至數千名員工的公司而言,這個金額會快速上升。

        員工不愿意在讓他們感到不舒適、得不到支持、以及沒有創新的空間中工作,所以,他們會避而遠之。并且,隨著房地產成本持續上升,公司在其工作場所中所投資的成千上萬美元中很大一部分就這樣浪費掉了。

        分解已細分的流程

        許多空間現在依然采用線性流程進行設計,在其中,結構已建筑好,家具和裝飾已指定,并且技術也分層次進行裝備。我們都知道,這個流程行不通。建筑師和室內設計師每天都在為此而爭辯。但是,在現實生活中,各種因素頻繁導致這種情況出現,例如,時間限制、過時的管理機制以及采購方法等。

        各大組織也在與標準化工作場所的殘余作斗爭;這些工作場所僅能容納兩大類工作——個人和團體,并且僅提供兩種通用的空間類型——工作站和會議室。這種平面布局已經無法支持員工每天所進行的各種多樣化活動了。

        很明顯,我們需要更加以人為本、更加多樣化的工作場所模型。并且,為了實施這個模型,我們需要更加協調一致的流程,來設計和交付該工作場所——一個可確保每個相關方都相互關聯并且協調一致的流程,包括設施、HR和IT等各方面。

        多年以來,設計行業一直都在努力解決這些問題。Herman Miller通過調研得到的各種深刻見解來獲得資訊,并且深化各方面工作,以打造具有多樣化且針對性設置的工作場所。

        一張圖顯示一名男子考慮家具,工具和周圍環境。

        更高層次的工作體驗

        我們通過調研得到的各種深刻見解匯聚結晶為Living Office,該產品系列核心理念是:最高效的工作場所應該圍繞員工和適當的復雜工作途徑進行設計,以確保我們可以高效合作和獨立工作。Living Office可提供一個高效的框架,專門針對10種常見工作活動和10種極具支持性的設置,可幫助各種組織和他們的設計合作伙伴更好地應對這個復雜的需求。

        各種組織的目標始終都會考慮各種活動和設置(例如,提高吸引力和人才保留,或者提高效率),以及它們的目的和特性(這些屬性讓公司及其員工獨一無二)。利用這些深刻見解,設計團隊可以創建一系列多樣化混合設置,以反映一個組織獨特的文化。

        如果能夠確定可以通過最佳方式支持員工和他們需求的各種設置,各組織和他們的設計合作伙伴就可以將其與周圍環境、家具和工具進行適配。這樣可以確保空間中每個元素都協調一致,提高員工的身體、認知和社交體驗,并且滿足他們的基礎需求(例如,安全性、目標和歸屬感的需求)。我們將其稱為一種高層次的工作體驗。

        更高層次的反面

        任何人都不會刻意建造無法提升員工體驗或滿足其需求的空間。但是,這種情況依然會發生,尤其是在其環境、家具和工具都獨立設計的情況下,并且如果它們與周圍的活動、體驗和人員需求無法協調一致的話。

        “我們可以給團隊提供最佳的環境、最好的家具和最好的辦公工具,但是,這個環境依然可能會成為失敗之作,”Herman Miller人類動力學與工作高級經理Holly Honig說道,“我們見到過這樣情況。但是,為什么?為什么設計精美并且完美打造的空間依然無法發揮其作用?”

        Honig繼續解釋道,“其實,通常并不是該人工建造環境中的家具或其他有形部分無法發揮作用。實際上,根據我們與數百名客戶的經驗,根本原因是:不了解工作場所的變革需要反映人文和組織層面的文化。如果我們忘記人類是最根本出發點,那么,就會出現缺陷。”

        現實中正好有這么一個例子,一個大型金融服務公司最近花費2.4億美元建造了一個新的設施,包括數十個會議室,配備一流品質的方形會議桌、舒適的椅子以及最新的數字和模擬會議工具——兩臺60英寸觸摸顯示屏、高端電話會議系統、巨大的白板以及各種工具。想象一下,在員工們搬進去之后幾個月,設施部門所進行的一次空間利用調查發現,在80%的時間里,只有3個人用過這些會議室,那些6人會議室從未使用過。顯然,這個結果令人頗感意外。

        從根本上來說,這些空間沒有能夠很好滿足建造者員工的需求,因為,在規劃和裝備這些空間的過程中,并沒有以他們的需求為中心。在這種情況下,環境設計先行——150個專為6人打造的標準會議室。然后是高端家具,最后是工具,包括帶有攝像頭的互動顯示屏。

        在所有這三個階段,參與其中的團隊都獨自完成了一流的工作。然而,沒有任何一個團隊對這個空間進行全盤考慮。他們沒有共同的工作場所設計方法,沒有統一的視角,也沒有共同的語言。“這些可能是用于Show & Tell(演示與匯報)活動(Herman Miller的Living Office調查中確定的7種協作工作活動之一)的最佳空間5,但是,因為沒有流動空間,在員工們嘗試使用這些房間進行聯合創作(其他活動,例如頭腦風暴)時,這些房間就無法有效發揮作用,只有在參與者可在房間內使用各種模擬和數字工具自由互動時,才可有效發揮其作用。”Herman Miller高級副總裁兼工作創意總監說道。

        電腦化圖像顯示重新配置前后的辦公室設置。
        一個小型協作區域的插圖,配有半圓形桌子,Setu藍色辦公椅和壁掛式屏幕。

             使用前

        • 在每個房間,一把椅子擋住了攝像頭的視角,讓椅子或攝像頭成為了無用的擺設。
        • 桌子的方正形狀讓其很難確保所有參與者都清楚看到主顯示屏。
        • 流通空間不足,沒有能夠很好鼓勵員工到處走動去使用這些工具。

             使用后

        • 椅子的數量從6把椅子減少到4把,可以更好地容納小團隊使用該空間。
        • 弧線桌子外形可改善所有參與者的視線,并且讓員工有更多時間在空間內走動。
        • 室外的坐席構成了一個Landing,可供員工在會前和會后分享各種想法。

        會議室重啟

        為了幫助該金融服務公司確定他們新的會議室為什么效率低下,Herman Miller從審查他們的設計流程入手。調查人員很快就發現,設施建造之初所使用的線性方法存在缺陷,導致室內設計和IT團隊在工作中各自為政,并且對于這些空間需要服務的員工對象沒有很好的共同認識。例如,在每個房間,一把椅子擋住了攝像頭的視角,讓椅子或攝像頭成為了無用的擺設。實際上,他們根本就沒有考慮到遠程參與者的視線;白板掛在了攝像頭范圍之外。最后,流通空間不足,沒有能夠很好鼓勵員工到處走動去使用這些工具。

        在運用了更加綜合的工作場所設計原則之后,這些房間很快就轉變成為本地和遠程參與者頻繁進行交流的中心。空間利用調查表明,我們可以減少房間中的椅子數量。這樣的話,加上設計用于改善所有參與者視線的全新弧形桌子,可打造更具流動性的空間,從而鼓勵本地參與者在空間內走動,并且使用各種數字和模擬工具。房間外的額外坐席可用于創建一個Landing(過渡平臺)——Living Office的另一種設置,可在會前和會后提供一個分享想法創意的空間(我們將這種活動成為Warm Up, Cool Down“熱身與冷靜”)。

        “我們意識不到這些東西,直到有人拿一個鏡子對著我們,并且給我們解釋,”Herman Miller公司生物工程學專家Scott Openshaw說道,“我們基本上是讓人們了解到這些問題,讓他們能夠審視他們自己的空間,并且確定他們需要什么,以滿足特定需求,并且改善人本體驗。”

        這種改善的體驗是一種什么感覺呢?這是一種全新體驗:能夠清楚看到并聽到發言人,即使你坐在房間的后排。如果你擁有可確保與同一個項目上的同事進行合作所需的所有工具,并且擁有足夠的空間方便使用這些工具,那么,你會覺得才思如泉涌。當技術設備可高效運行、幫助你和遠程會議的同事有效對話的時候,就可以確保明確且有效的溝通。

        如果員工滿意他們的工作體驗,他們就不會那么關注哪些東西出現差錯,并且可能更具創意,并以更有意義的方式進行溝通。這也意味著,該工作場所實現了其預期的目的,幫助員工、組織茁壯成長。

        1.Microsoft調查,2015年。

        2.Spira,“知識工作者的一天:我們的發現”,basex,2010年。http://www.basexblog.com/2010/11/04/our-findings/

        3.Alderman,“坐直了,你的背部會感謝你的”,《紐約時報》,2011年。

        4.Bryla,“下背痛在給職場健康與生產效率敲警鐘——綜合福利研究所研究發現”。綜合福利研究所,2013年。

        5.“職場生活”,《WHY雜志》,2013年。http://www.m8929.com/why/work-life.html

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