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      3. 辦公室設計是否有助于社區建設?

        Tavistock Development Company案例研究


        Orlando, Florida, US

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        人們在Tavistock 開發公司的廣場吃午餐。空間配備了紅色的Eames Shell椅子。選擇播放案例研究視頻。

        案例研究

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        案例研究:Tavistock Development Company

        Tavistock Development Company與Herman Miller合作創造的辦公室能夠加強其員工的集體歸屬感。

        在Tavistock Development Company,員工不會在桌子上吃午餐。如果他們可以在房地產開發公司明亮寬敞、窗口成排的咖啡館享用午餐,他們為什么要在辦工桌上吃飯呢?在佛羅里達的藍天和挺拔的棕櫚樹背景下,會計師與項目經理低聲交流,行政助理和法律顧問相視而笑,市場營銷專家和城鎮規劃師深入交流。平時在工作日很少聚在一起的人們可以很好地了解對方在干些什么,并且,他們享受著其中的樂趣。

        然而,之前的情況并非這樣。在Tavistock總裁Jim Zboril和他的團隊做出決定將三個不同的辦公室合并到一個位置之前,員工幾乎不可能聚集在一起進行任何社交活動,包括午餐。Tavistock的人力資源總監Karen Duerr回憶,他曾經嘗試在一年中最熱的日子聚集大家在一個會議室中吃冰棒,但是結果并不如人意。“感覺非常奇怪,”她說道,“50多號人擠進原本設計用于5個人的房間內。”

        Tavistock分散并且過小的辦公室也沒有足夠的空間讓員工有效做好他們的工作,包括合作和獨立的工作。除了幾個看起來一模一樣的會議室、一個“偏遠”的休息室以及一個沒有足夠私密性來進行機密討論的大廳之外,員工沒有任何地方來就他們的社區開發項目展開合作。

        “我的執行團隊和我曾在每個會議室都呆過,”Zboril說道,“雖然我們最終把所有工作都做完了,但是,我們其實無法使用協作空間。”員工不得不將很重要會議安排在公司之外,而這種做法嚴重影響了效率和預算。

        在Zboril看來,這些說明存在遠超低效率和不方便范疇的問題。作為可為客戶建造充滿靈感和支持氛圍社區的公司,如果Tavistock希望維持其聲譽,它就應該為它的員工也做到這一點。

        Zboril和他的領導團隊知道,他們需要將大伙聚集到一個地方;并且,他們位于諾娜湖的開發項目將成為繁華的城鎮中心,也是一個理想的地點。下一步,即規劃一個可幫助員工更頻繁地進行相互互動的工作場所,并非易事。Tavistock邀請Herman Miller和奧蘭多的Little Diversified Architectural Consulting (Little)來幫忙。

         “我們訪問Herman Miller位于西密歇根的總部時,讓我們馬上深受啟發的一個元素就是他們的能量。”Zboril說,“在一個沉悶的冬季日子走進這個空間,它依然充滿活力,明亮寬敞,并且,這種活力似乎可以傳染。這是我們需要帶回到我們辦公室的一種氛圍。我們開始了解他們所擁有的其他不同空間類型,并且思考我們如何能夠在佛羅里達創造這些空間,以滿足我們自己的需求。”

        Zboril回憶看到的空間稱為環境設置——只是Herman Miller用于創建可供員工和組織茁壯成長工作場所的Living Office方法的一部分。Living Office可為各大組織提供一個框架,以基于員工的需求和日常工作活動創建各種環境設置。通過裝備一系列定制的裝飾和工具,這些設置可釋放員工的潛能,讓他們在工作中更具創意、更好協作并且擁有更高的參與度。

        創建引力中心

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        發展中的Living Office

        Herman Miller邀請Tavistock參加了一個研究項目,以調查Tavistock的工作場所在實施其Living Office之前、過程中和之后的效率。這種基于調查研究的方法與Tavistock使用數據來為社區開發項目提供資訊的做法一致。

        作為調查的一部分,Herman Miller指導員工和領導完成Living Office Discovery Process研討會。這個研討會可幫助各大組織識別他們的目標、業務優先事項、特性和活動。

        通過確定他們希望新的工作場所幫助他們實現的各個關鍵組織目標,公司領導啟動了該流程。其中包括在員工中打造更強烈的社區感覺,提高效率和吸引并留住一流人才。

        人們聚在一起看墻上的圖表。

        在Living Office Discovery Process過程中,Tavistock的員工指出了他們當前工作場所支持和不支持的工作活動。

        三個人坐在帶躺椅和沙發的休息區。

        在他們新的工作場所,Tavistock的員工可擁有一系列環境設置選擇,包括Cove設置,他們可在這個環境中交談,社交或合作解決問題。

        對于Tavistock來說,下一步是識別他們日常工作活動與他們工作場所之間的不一致問題。一組員工研究了一個包括10項常見工作的活動清單,確定哪些項目對他們的工作至關重要,并且為這些活動描述最具支持性的環境設置。

        為了補充這方面的工作,Herman Miller的研究人員對公司領導和員工進行了工作場所有效性調查,觀察員工的行為,并且與員工密切合作,以了解之前的空間所支持和不支持的元素。

        這個調查研究的結果證明,新的空間需要支持Tavistock員工每天所進行的高協作性質活動。其中包括漫長的交談、更長時間的協作項目開發工作、以及快速、即興的討論,這些活動用Living Office的術語來描述,即Converse(交談)、Co create(聯合創作)、Divide & Conquer(逐個擊破)和Chat(聊天)。

        “我們已經知道,我們之前曾在三個不同的建筑中,因此,我們無法像預期那樣進行交流與協作,”人力資源總監Karen Duerr說道,“該調查研究強調了這些互動類型對我們工作的重要性。”

        正在建造的環境設置

        “Herman Miller向我們介紹了這個概念,即提供替代的工作方式,”Tavistock開發副總裁Ralph Ireland表示,“例如,在我們舊的辦公室,我可以選擇在我的獨立辦公室或會議室工作。現在,我可以有10到12種選擇。這個環境可允許人們在特定時間點選擇他們所喜歡的工作方式。”

        顯示新家具前后辦公室設置數量的圖表。

        Tavistock的Living Office共有8種環境設置,每種都經過精心設計,以支持不同類型的個人和團隊工作。其中的一個環境設置是一個Workshop(工作坊),Tavistock員工稱之為“頭腦風暴室”。該空間足夠大,可供整個施工隊伍集中開會并就項目展開討論。并且,通過一系列專門設計用于提升協作創新工作的家具,員工可以細分成為更小的團隊,以完成特定的任務(一種稱為“Divide & Conquer”的Living Office活動)。

        在Workshop中,員工可擠在一個長長的、站立工作高度桌面上審查新開發項目的平面圖。大型顯示器安裝在側面,可允許員工以電子方式審查項目,并且實時作出改動。并且,如果員工需要打電話,他們可以走到附近的一組休閑椅上去。

        “頭腦風暴室里有所需要的一切工具,”Tavistock的項目管理員Cristyann Courtney表示,“這里有白板空間,對我們嘗試思考具體流程非常有用。我們還有很多顯示器,并且,得益于空間布局方式,每個人都可以清楚看到所展示的內容。這樣可為我們提供非常好的機會,讓我們可以實時進行合作,并且變得更加高效。”

        人們在Setu椅子和休息室座位上開放式辦公環境中工作和交談。

        在這個Workshop環境設置中,員工可同時處理一個項目的不同部分——將創意草案寫在白板上,在站立工作高度的桌子上審查施工平面圖,然后從小組中抽身出來進行私密交談。

         

        除了Workshop之外,該辦公室還提供各種空間供員工們進行合作。如果在工作站中進行的簡短交談變成了更長時間的討論,員工可移動到Cove Settings環境,這些半封閉的空間可提供私密性,同時也具有分享想法所需的空間。Tavistock的某些Cove配備有舒適的休閑椅,以進行隨意交談。其他的則配備站立工作高度的桌面和大型顯示屏,以分享正在進行中的工作。在這些環境設置中,員工可就他們的工作進行長時間交談,并且不會導致其他人分心。

        顯示翻修前后支持的工作活動量的圖形。

        位于中間的咖啡吧(也稱為Plaza(廣場)設置)可提供替代的場所,以供員工聚集到一起針對從開發平計劃到周末計劃等任何事情進行交談。在Plaza中,社交與完成工作相結合——各種活動,包括歡樂聚會時光、慶祝新合約的小派對以及每月舉行一次的帶有Tavistock主題的各種小活動或服裝比賽等。

        “在搬遷之后,我向員工詢問了一系列問題,關于給他們帶來最大變化的新HR政策,”人力資源和內部運營副總裁Debbie DeMars說道,“清單上的項目包括額外的帶薪休假和靈活的工作時間。但是,員工們說,帶來最大變化的是咖啡吧和我們在那里舉行的集會。這些活動充滿樂趣,而員工對此感到自豪。并且,這是我們告訴大家公司具體事務發展的方式。”

        個人空間計劃

        為了幫助員工感到足夠舒適,“將辦公室當作他們自己的家”,Zboril和團隊與Herman Miller和建筑與設計公司Little密切合作,以確保辦公室適當平衡各種環境設置,讓員工能夠相互合作,但是也可以抽身出來集中精力進行各種任務,例如閱讀長篇機密文件或起草一份提案。

        在新辦公室,如果員工需要從主辦公室的集體活動中抽身,他們可以在全封閉的Haven設置中進行放松。在這里,員工可以花幾個小時在筆記本上工作,打電話或考慮某個復雜的問題。

        員工的工作站也配備得可幫助員工長時間專注于工作,然后,當同事過來問問題的時候,也可以快速適應過來。Renew Sit-to-Stand辦公桌、Flo顯示器支架和Embody座椅具有極佳的人體工學組合,可確保員工在整個工作日期間保持更活躍的狀態,并且提供相應的靈活性,讓他們能夠將技術設備擺放在舒適可見的位置。

        “我每天經常都會將我的桌面上下移動,”項目管理員Christyann Courtney說道。“如果我需要非常專注,我就坐下。但是,如果有人來到我的辦公桌邊,我會立即升起桌面,這樣我們就可以并排站著。這樣看起來就像一種更加自然的溝通方式。”

        兩個人在站在桌子上看著一臺顯示器時說話。

        諸如坐-站轉換辦公桌等人體工學設計考量可鼓勵在坐和站之間進行有益健康的轉換,并且在專注工作和協同工作之間進行切換。

        成功之路

        諸如人體工學工作站和更多元化、開放的辦公室環境等空間正在幫助員工保持更好的聯系,并且以更有效的方式完成工作,同時也確保Tavistock實現其關鍵的企業目標,例如提高效率。

        對于高級常務董事Rashesh Thakkar來說,諸如此類的結果是備受歡迎的驚喜。“最初,我對于更開放的辦公室這個概念并不買賬,”Thakkar表示,“但是,我可以看到,新空間中的靈活性確實令人感到充滿活力。員工看起來更具靈性且開心。所有這些都可有效提高生產效率。”

        數據顯示新辦公室設置后員工的工作效率。

        新辦公室另一個激勵因素已大幅提高了公司的吸引力,并且留住了充滿才華的員工。“在搬遷之前的幾年里,我們的流動率是26%,”DeMars說道,“現在,我們今年的流動率為10%。”

        辦公室員工坐在Eames椅子上,并在桌旁交談。

        從用餐到慶祝再到會議,Tavistock的員工都能夠在咖啡吧進行各種社交活動。搬遷后的調查表明,這種多功能環境設置是員工喜歡新工作場所的主要原因之一。

        DeMars將人才保留率的顯著提升歸功于“無形的因素”。“這并非僅關乎薪水,也并非僅關于休假,”DeMars表示,“而是關于你來上班時候的良好感覺。這是一種自豪感和社區感。”

        單獨的圖表顯示新裝修前后的員工情緒。
        比較Tavistock員工如何感受他們工作場所的條形圖反映了采用Living Office之前和之后的企業形象。

        所有這些改變累積起來,推動Tavistock整體工作場所效率和員工滿意度實現了巨大的提升。為了對這種提升進行量化測量,Herman Miller引導領導層和員工進行了一次Leesman調查。Tavistock前辦公場所的Leesman指數僅獲得差強人意的48.7分(總分100分),其新的總部獲得了85.5分——幾乎比Leesman全球基準的60.7分高出了差不多25分。這種優秀的評級讓Tavistock獲得了Leesman+認證。

        對于Tavistock總裁Jim Zboril來說,這意味著,他和他的團隊已成功完成了他們的任務——創建更好反映公司價值觀的工作場所。“這個辦公室證明了我們踐行我們在社區開發項目中所宣傳的原則,”Zboril表示,“這個辦公室設計以人為本,并且,當你來到這里,你就會感覺得到。我認為,這真的非常強大。”

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