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      3. 辦公室設計能否提高效率?

        Harry's案例研究


        New York City, New York, US

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        Harry’s之前的總部是位于紐約SOHO鄰里的3000平方英尺的LOFT。基本上就是一個宛若巨洞的工作間。在公司早期階段,這個工作空間運行得還算不錯。開放式辦公室可促進互動,由于員工數量不多,辦公室內還有足夠的空間以供員工各自分開,避免摩擦。然而,隨著公司發展壯大到65名員工隊伍,這個工作場所就變得不再適應需求了。業務分析師在滔滔不絕的客戶服務代表旁斜視著電子數據表,產品樣品和包裝材料堆集到了接待區中。

        “很有熱情活力,”這家男士美容公司設計總監Scott Newlin回憶道,“所有能量都顯示這良好的勢頭,但是,也會對日常工作產生影響,比如,你只想打個電話好好聊聊,但是,你無法做到。”

        低效率:權宜之計的代價

        由于飽受各種對話和活動所產生的噪音困擾,員工不得不到外面的走廊和樓梯間尋找空間,進行私密對話和電話交流。會議成為了另一個問題。由于僅有兩間會議室可供使用,人們不得不擠在貨梯里面開會。

        “寒冷的冬季,擠在里面開會,穿著我們的冬季夾克,在中間放一個小紙板桌,”Harry’s的共同創始人兼代理首席執行官Jeff Raider說道,“在那個時候,我們知道,我們需要更多的公共空間。”

        人們在陽光充足的房間里聚集在會議桌旁交談。

        新空間的設計將充分利用老辦公室的活力,但是,也能讓員工集中精力做好本職工作。

        然而,推動該公司尋找新辦公室的因素遠不止在電梯里開會帶來的不便。Harry’s的辦公室約束了這種協作的創新能力,而正是這種創新能力幫助這個初創公司從提出改善男性刮胡子體驗的2人團隊,蓬勃發展成為一個新興企業。

        “我們公司很少有人能獨立從開始到結束去主管整個項目,”Raider說道,“我們幾乎都通過團隊協作來完成。在原來的辦公空間里,我們受到了局限。我們不得不把辦公室的絕大部分空間分配給個人工作空間和辦公桌,這樣一來,就沒有多少地方讓人可以聚在一起。”

        該辦公室還妨礙了員工的效率。由于要在單一會議室內安排各種會議,他們不得不來回發郵件進行協調,浪費很多時間。并且,由于儲存空間有限,并且設在遠離工作空間的地方,大家不得不跑好幾圈來完全一個簡單的任務。

        許多員工都已經學會如何應對過于擁擠的辦公室所帶來的各種困難,然而,對于新同事和潛在雇員來說,這些細小的不便就顯得非常棘手。

        “我們確實招了幾個人進來,他們希望在這個公司工作,”Newlin說道,“我想,在那個老辦公室以及嘈雜的環境、其過多的能量和活力等因素,才是他們真正需要忍受,并且考慮是否能在這樣的空間中工作的主要因素。”

        通過發現獲得的全新洞見

        必須要建立新設施,并要以全新方式考慮工作場所。Harry’s和Studio Tractor以及Herman Miller密切合作,以設計其26000平方英尺的新辦公室。由于Harry’s希望避免在舊辦公室遭遇的各種問題,公司選擇了Herman Miller及其Living Office?框架,以更好地了解其員工的工作方式,確定能夠為其活動提供支持的各種設置,并且打造令每個員工引以為豪的工作場所。

        為了開始此流程,Herman Miller引導Harry’s進行了Living Office Discovery Process(Living Office發現流程),該流程可幫助公司確定他們的目標、業務驅動因素、企業性格以及各種活動。組織及其設計合作伙伴可借此對各種設置進行優先設計,以最佳方式支持人員和企業的需求,并通過適當混合這些空間來打造出色的工作場所。

        一個條形圖,比較Harry的員工在轉移到新的Living Office空間前后如何看待他們的生產力。
        在新辦公室設置之前和之后顯示員工生產力的圖表。

        公司領導確定希望新工作場所幫助實現的各個關鍵組織目標,并啟動了該流程。這些目標包括促進知識分享,提高效率,吸引并留住頂級人才。

        接下來,各個員工焦點小組聚集在一起,確定該組織各個方面的風格——更正式還是更隨意;統一還是多樣化,并且確定并優先設置各種日常工作活動。在整個過程中,焦點小組確實發現了不少的意外收獲。

        如何成為效率專家

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        辦公室員工傾聽來自同事的介紹。

        Living Office的專家領導各個焦點小組,包括來自Studio Tractor的建筑設計師,進行Living Office Discovery Process,以幫助設計團隊規劃可以支持員工活動的辦公室,確保員工能夠進行團隊協作,同時又可確保私密性,提高效率。

        從調查結果到平面圖

        第一個調查發現是員工對該組織的希望——包括他們的辦公室——在風格上變得更加正式。在無法支持其活動的混亂、開放式布局辦公室工作過之后,Harry’s的員工渴望擁有更結構化、更有組織性且更高效率的環境。

        “作為在較小空間內工作的團隊,沒有實際的墻體或界限,具體任務也沒有特定的區域,基本就是一個開放布局。我覺得,最后的情況是,你就有點非常渴望結構化,”Newlin說道,“在這個方面來說,大家開始覺得私人辦公室是個不錯的主意了。”

        第二個、也是同樣重要的發現是,他們的空間無法支持員工在一天中要進行的全系列活動,創建新產品、回復電子郵件和電話、進行快速對話和較長時間的交流、以及一起解決各種問題等等。

        “通過這個發現流程,我們真正對自己的活動進行了細分,并且相應地規劃出平面圖,”Newlin說道,我們需要這么多的會議室,我們需要這么多的一對一談話室,這么多的休閑區面積(在這里您可以把筆記本電腦放在腿上開始工作,或者戴上耳機,做自己的事情)。

        兩名男子在休息室座位交談而另一名坐在附近。

        而且因為Living Office Discovery Process表明創新是Harry’s的首要優先考慮因素,所以其新辦公室有許多地方可供員工進行正式和非正式會面的場所。

        正確的設置,適當布置

        這些發現幫助Harry’s和來自Studio Tractor的設計團隊將新的辦公室轉變成為多樣化的空間,并且采用各種他們相信能夠支持全系列活動的設置,這對于Harry’s巨大的新辦公室來說,并非易事。“在26000平方英尺空間中,關鍵的訣竅是,要確保該空間看起來不會像鬼城,”Studio Tractor的建筑設計師Mark Kolodziejczak說道,“借助Living Office,你可以進行不同的設置,并可支持不同的活動。這些設置彼此分散開來,但是,它們可確保各種活動可在彼此之間適當的臨近距離展開。”

        員工們現在擁有各種正式Meeting Space(會議空間),可在其中向潛在訪客進行展示;小型的Cove(海灣)可用于非正式交流對話,而繁忙的Hive(蜂巢)則是客戶服務代表通過電子郵件進行溝通、或者與同事進行快速交流的地方。在Clubhouse(俱樂部)設置中,平面設計師們可以輕松進行布局。并且,如果某個任務需要安靜的環境,員工可在Haven(避風港)中進行再分割——一種封閉的空間,是打電話或者思考各種問題的最佳場所。

        有了這些多樣化設置和自由的工作空間,能夠以最佳方式適應他們的需求,所以Harry’s的員工都非常激動能搬遷到新的辦公室。但是,真正的考驗在6個月之后,Herman Miller進行檢查,并確定這些設置是否真正有效幫助員工以更輕松方式進行溝通,并且提升他們的效率。為了回答這些問題,Herman Miller通過多種方法進行了全面的現場調研,包括現場觀察和面向領導和職員展開的廣泛意見調查。

        顯示員工對即興會議的感受的圖表。

        一名員工在調查中寫到:“全新的布局可允許所有部門的同事進行自由溝通。同時,其又非常舒適且安靜,足以讓你集中精力。”

        為意外發現預留更多空間

        各種設置并非幫助員工更好協作的唯一因素。占據平面圖58%的走廊和開放區域也同樣鼓勵員工進行互相溝通聯系。這些連接型空間為員工提供更多機會到處走動,遇見彼此,并且分享創意,相比之前的辦公室,交流機會顯著增加;在之前的辦公室,僅有37%的空間設計用于流通。

        “在以前的空間,我覺得,大家都不會走動,因為這基本不大可能,或者,他們都是出于絕望而走動,”人事經理Rachel Peck說道,“在這里,這一切成為了可能,并且極具靈活性。”

        鄰近關系推動效率

        在項目開始的時候,Harry’s的領導團隊已將“提高效率”確定為重要的業務推動因素。這個優先項目與員工希望獲得更加無縫且結構化工作流程的渴望一致,并且,他們在發現流程中已經明確表明了這種渴望。更整然有序、且更高效的新布局讓這一切成為了可能。

        “我們現在把營銷團隊和我們的收購團隊放在了一起,他們的日常工作都是要進行無數的談話,Newlin說:“我覺得這真地給他們工作的方式提供了一種更加精簡的辦法。它也能讓我們減少在任務與任務之間浪費的時間。”

        員工調查表明,大家都注意到了這種新的效率水平。在過去,只有29%的員工認為之前的辦公室可幫助他們實現更高的工作效率;但是,現在,70%的員工認為,新的空間可幫助他們更快更好地完成工作。

        圖表顯示翻新后添加的其他工作設置。

        讓品牌煥發生機與活力

        如果你走近Harry’s的新辦公室,這里明亮、開放、充滿活力但不嘈雜,我們都深信,新的空間將會幫助公司激發其第三個業務驅動因素:吸引并留住頂級人才。任何來訪該空間的人都會明確了解他們將要在怎么樣的公司中工作。Harry’s的品牌和文化都以較大的設計風格以及細微的細節來進一步突出:從展示區域到顏色鮮艷的剃須刀以及剃須膏和乳液瓶子,再到桌腳處點綴的那一抹來自公司標志的藍色。

        一間辦公室的休息區坐落在幾個工作站附近。

        Harry's品牌的表述,包括明亮的藍色,將整個辦公室內各種多樣化的設置聯系在一起。

        “如果我要會見一個我覺得有可能會被Harry's公司聘用的人,我總是說,‘來我們的辦公室看看吧。只是來看看我們的情況’。”Raider說,“我覺得既然我們對我們的空間感到如此驕傲,那對于任何可能會來這里工作的人來說,這個空間本身會具有更強的說服力。他們往往會這樣,‘哇,很酷哦。設計精巧,開放,并且易于協作。’品牌產生了即時的效應。”

        Peck也同意:“每次我帶賓客到這里,他們都對這個空間感到印象深刻。最終能夠身處成熟的環境中,能夠自信帶著朋友、應聘人員和訪客參觀,這種感覺真的很好。”

        員工調查的結果也證實了這種感覺。在搬遷之前,只有47%的員工可以自豪地邀請訪客到辦公室。在新的空間里,98%的員工會說,每次他們帶領賓客前來參觀,都會有一種自豪感。

        向員工提供他們所需的一切

        在新的工作場所,Harry’s不僅僅滿足了他們企業的需求,還滿足了員工的基本需求,例如,安全和自主權。就拿安全來說。如果員工在辦公室內可以舒適、直觀地完成工作,他們就不會那么憂慮,同時可以更加集中注意力。Newlin已經可以在新的辦公室看到這一點。“在日間,你走進這個空間,就可以知道你確切需要做什么,你應該在哪里工作,以及你可以在哪里儲存東西。”Newlin說道。

        兩個女人坐在辦公室咖啡廳里面,充滿自然光。

        Harry’s寬敞的咖啡廳與主工作場所隔開;在這里,員工可一起吃飯,并且和同事舉行即興會議。

        辦公室員工在擴展的辦公桌前工作和交談。

        在Jump Space(駐足點)設置中,任何人,包括訪客和員工,都可坐下來工作好幾個小時。

        員工還覺得,他們的自主權需求也得到了滿足;他們很高興他們能夠選擇布局設置,以及能夠在適合他們偏好的環境中工作。調查結果顯示:83%的員工認為,他們擁有所需的工具和資源完成他們的工作,并且,60%的員工認為,他們能夠選擇在辦公室內哪個地方工作。Newlin已經在員工滿意度方面看到了一些積極的進步。“我們擁有更多的空間,因此,員工可以安心工作,不會受到私密對話的影響,”Newlin說道,“員工好像對他們工作所處空間感到更加滿意了。”

        這種在員工士氣方面的改善也得到了Harry’s《Leesman調查》結果的證實,該調查主要測量工作場所效率和員工的滿意度。Harry’s之前的辦公場所僅獲得差強人意的48.4分(總分100分),其新的總部獲得了71.9分,幾乎比Leesman全球基準的60.1分高出了差不多12分。

        蓄勢促進增長

        這并不是說新的辦公室完美無缺。Harry’s需要訂購額外的家具來支持其不斷增加的員工數量,并且進行了一些調整,以更好適應其員工的工作流,但是,這就是Living Office的精髓所在。這是一個出色的系統,可通過各種針對性設置創建不同的工作環境,并且還可以在員工進駐之后以自然的方式發展并且改變。

        “我們從很多方面感覺到我們擁有了一間生機勃勃的辦公室,一間Living Office。”Raider說,“我知道,living這個詞擁有多層意思。我想一個意思是,這是一個讓人覺得能安居樂業的辦公室,同時又加強了我們互動方式中的行動力和活力。另一方面是,它可以持續演變,并且,你可以體會得到。這與我們擴展整個業務的方式非常一致。我們真的感到很興奮,并且將會繼續確保其成為一個Living Office。”

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